VA保険が配達の変更をスムーズに管理します

テストセンターの閉鎖とリモートミーティングの増加により、バージニア州保険局はパンデミック時代の変化に迅速に対応する必要がありました。そのため、プロメトリックと提携し、試験の提供方法に迅速な変更を加えることにしました。

Delivering a Seamless Implementation Successfully building a partnership creating alternative solutions for a licensure exam program

背景

バージニア州保険局(局)は、保険会社、代理店、代理人を規制し、ライセンスを発行し、調査することで一般市民にサービスを提供しています。彼らの使命は、すべてのバージニア州民が信頼できる保険にアクセスできるようにし、すべての保険関連機関および専門家がバージニア州の法律に従って業務を行うことを確保することです。

2020年初頭、局は複数の権限のための新しい全国的な提供パートナーとしてPrometricを選定しました。10年以上にわたり現行の試験コンテンツと提供者と共に過ごした後、局のデータの移行、ビジネスルールの策定、試験内容の確立、試験の公開がすべて実施の範囲内に含まれていました。さらに、局との強固な関係を構築することに重点を置き、Prometricの豊富な経験と独自の実施プレイブックに記載された確立されたプロセスが、成功する変更管理プロセスを確保するための基盤と見なされました。

状況

2020年3月、局のプログラム実施の初期段階はCOVID-19パンデミックの開始と重なり、標準の対面実施プロセスはリモートに変更する必要がありました。プロメトリックの主要な実施およびアカウント管理のリーダーは、世界的なパンデミックの前にバージニア保険の主要な利害関係者と対面で会うことができ、これが良好な関係の基礎を築くのに役立ちましたが、対面でのやり取りを失うことが継続的で協力的なパートナーシップの確保を妨げることがないようにすることが不可欠でした。すべてのビジネス関連の旅行を中止することに加えて、パンデミックの発生により、プロメトリックは新型コロナウイルスの感染拡大のリスクを制限するために、グローバルなテストセンターネットワークを一時的に閉鎖するという困難だが必要な決定を下すことを余儀なくされました。これにより、局の試験プログラムが2020年6月1日の元の契約日までにセンターでのテストを実施できるかどうかに不確実性が生じました。さらに、局の現行プロバイダーもこの時期にセンターでの試験実施ができなかったため、より大きな候補者の backlog を避けるために迅速に実施する必要性がさらに重要になりました。

戦略

契約署名からバージニア保険の試験プログラムの実施への円滑な移行と継続性を確保するために、Prometricはキックオフ会議を開催し、バージニア保険の経験豊富なPrometric実施マネージャーおよびアカウントチームとの紹介を促進しました。彼らは重要な戦略的および運用的サポートを提供し、実施ロードマップと契約要件を説明し、主要なタスクの完了、日付、および担当者を含むプロジェクト会議のリズムと形式を確立し、現在のクライアントプロセスとプログラムをよりよく理解しました。プロジェクト会議が対面で行えなくなった後、局とPrometricはMicrosoft Teamsとビデオを活用して、バーチャルで継続的なタッチポイントを開催し、タイムラインを順調に進め、パートナーシップの基盤を築くのを助けました。

局のプログラムの試験コンテンツ部分を実施するために、実施マネージャーとアカウントチームは、試験の回数と最初の試験実施日を基にスケジュール要求を提出するためにPrometricの試験開発および出版チームとの会議を促進し、局と共にコンテンツおよび非コンテンツ項目に関する試験要件文書を作成しました。パンデミックの影響で、対面での試験レビューワークショップはキャンセルされ、バーチャルセッションを計画し、参加者に通知するために2週間の遅延が発生しました。これは出版タイムラインとコミットされた稼働日を考慮してのものでした。試験提供の観点から、Prometricと局は候補者の流れと体験を理解し、登録とスケジューリングを設定し、必要な利害関係者や候補者へのすべての内部および外部コミュニケーションを作成し、セルフサービスの報告機能を確立するために協力しました。

Prometricの試験センターが再開できる時期についての不確実性があり、過去数ヶ月の予期しない出来事が試験を受ける能力や保険業界でのキャリア追求に与える影響を認識したため、Prometricと局は迅速にProProctor™、Prometricのリモートプロクタリングソリューションをプログラムの実施サービスに組み込むことを決定しました。この提供ソリューションへのこの強化は、センターでの試験と同じソフトウェアソリューションを活用し、すべての候補者に試験ライフサイクル全体で同じユーザー体験を提供するものであり、実施の元のタイムラインや局またはバージニア保険ライセンス候補者への追加コストに影響を与えることなく行われました。

最初の試験実施日の前に、Prometricは局と協力して候補者の登録を監視しました。これには、パンデミック中にどの試験センターが業務を再開できるか、対面での試験に対してリモート評価のためにどれだけの候補者がスケジュールされたか、候補者のスケジューリングに関する問題や懸念が含まれました。Prometricはまた、保険ライセンス候補者が試験を受けることができる市場に追加の席を徐々に特定し、より大きな試験アクセスを提供しました。

「局が過去数ヶ月にわたりPrometricと築いた関係は、完全な透明性と、実施中に提示されたあらゆる課題や機会に対処する意欲に基づいていました。この信頼は、パンデミックによって生じた障害を克服し、すべての納品物と約束された稼働開始日を守るための対話を可能にしました。これにより、コモンウェルスの有資格専門家が住民の保険ニーズに引き続き応えることができるようになりました。」

リチャード・トザー

エージェントライセンスマネージャー, バージニア州保険局

結果

Prometricと局は協力してプログラムを成功裏に実施し、センター内およびリモート配信の両方で最初の試験日を時間通りに開始することができました。最初の試験日の運営に関するPrometricのベストプラクティスの一環として、Prometricのコマンドセンターはテスト運営を監視し、すべてがスムーズに進行することを確認しました。さらに、Prometricの実施およびアカウントチームは、局のレビューのためにあらかじめ合意された報告メカニズムから候補者の結果とテスト統計データを収集しました。

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